Allgemeines

Ein einigermaßen anspruchsvoll gestalteter Text enthält Absätze mit verschiedenen typographischen Eigenschaften, z.B. in kleinerer Schrift, eingerückt, durchnumeriert usw. Um die Eigenschaften solcher Absätze festzulegen, bietet die Textverarbeitung eine Sammlung von Formatvorlagen (engl. templates oder styles) an. In zeitgenössischen Textverarbeitungsprogrammen schreibt man überhaupt immer in einer bestimmten Formatvorlage; wenn man sich für keine entschieden hat, ist es die ‘Standard’- (d.h. Default-)Vorlage. Sämtliche Arten von Absätzen, die im laufenden Text auftreten, in Formatvorlagen zu definieren und diese dann auch zu benutzen, hat gegenüber der Formatierung jedes einzelnen Textabsatzes folgende Vorteile:

• Man kann einem Textabsatz eine Formatvorlage als ganze zuweisen, d.h. mit allen ihren typographischen Merkmalen gleichzeitig. Hat man z.B. eine Formatvorlage ‘Zitat’, die oben und unten erhöhten Durchschuß hat, links und rechts um je 1 cm eingerückt und in einer kleineren Schrift geschrieben ist, so muß man dies alles nicht für jedes Zitat im Text wieder von neuem einstellen, sondern man weist ihm einfach diese Formatvorlage zu.
• Die Formatvorlage sichert Konsistenz; es kann nicht passieren, daß man vergißt, ein Zitat in der kleineren Schrift zu setzen.
• Will man das Format eines bestimmten Absatztyps nachträglich ändern (z.B. alle Zitate doch wieder in Normalschrift drucken), so ändert man lediglich die Formatvorlage; alle Textabsätze dieses Typs nehmen die Änderung automatisch auf. Im anderen Falle müßte man alle Absätze dieses Typs (z.B. alle Zitate) im Text aufsuchen und sie einzeln ändern.

Es empfiehlt sich also, extensiv mit Formatvorlagen zu arbeiten.

Formatvorlagen definieren

Formatvorlagen basieren direkt oder indirekt auf der Standardvorlage. D.h. sie “erben” deren Eigenschaften und haben zusätzlich noch weitere (man kann in den spezifischen Vorlagen auch einzelne Merkmale der Standardvorlage rückgängig machen). Wenn man z.B. eine Formatvorlage ‘Zitat’ definiert, so wird sie zunächst einfach dieselben Merkmale wie ‘Standard’ haben. Wenn man z.B. keinen besonderen Zeilenabstand festlegt, dann wird es derselbe sein, der in ‘Standard’ eingestellt ist. Deshalb muß man zunächst die Standardvorlage bearbeiten und ihr die Eigenschaften verleihen, die alle Absätze des Textes, also der ganze Text – bzw. alle Texte dieses Autors bis auf Widerruf – haben sollen.

Das allgemeine Verfahren, um eine Formatvorlage zu formatieren, ist:

Die Formatvorlage ‘Standard’ kann man z.B. wie folgt formatieren:

Formatvorlagen zuweisen

Nun will man, daß bestimmte Textabsätze ein bestimmtes vordefiniertes Format annehmen. Dafür gibt es zwei Methoden:

1. In MS Word 2000 bereits existenten Textabsätzen ein Format zuweisen:
   • Wenn es nur einer ist, einfach den Cursor hineinsetzen. Wenn es mehrere Absätze hintereinander sind, alle markieren.
   • Format
   • Formatvorlagen
   • Formatvorlage (z.B. ‘Zitat’) auswählen
   • Zuweisen.
   In OO Writer und späteren Versionen von MS Word liegt die Liste der Formatvorlagen ständig auf dem Bildschirm; dann braucht man (nach dem ersten Schritt) die zuzuweisende Vorlage nur (doppelt) anzuklicken.
2. Nächsten Absatz in einem bestimmten Format schreiben:
   Im einfachsten Falle soll der nächste Textabsatz dasselbe Format x wie sein Vorgänger haben. Das stellt man wie folgt ein:

   OO Writer	MS Word
   Formatvorlage x rechtsklicken Ändern Verwaltung Folgevorlage: x OK.	Format Formatvorlagen Formatvorlage x auswählen Bearbeiten Formatvorlage für nächsten Absatz: x OK Schließen.

   In komplizierteren Fällen folgt auf einen Absatz des Typs x grundsätzlich ein Absatz des Typs y. Z.B. folgt auf eine Bildunterschrift nicht noch eine Bildunterschrift, sondern normalerweise wieder laufender Text. Das stellt man ganz analog ein:

   OO Writer	MS Word
   Formatvorlage x (z.B. ‘Bildunterschrift’) rechtsklicken Ändern Verwaltung Folgevorlage: y (z.B. ‘Standard’) OK.	Format Formatvorlagen Formatvorlage x (z.B. ‘Bildunterschrift’) auswählen Bearbeiten Formatvorlage für nächsten Absatz: y (z.B. ‘Standard’) OK Schließen.

   Wenn man nach solchen Voreinstellungen beim Schreiben einen Absatz macht (i.e. die Return-Taste betätigt), so hat der nächste zu schreibende Absatz automatisch das voreingestellte Format.

Natürlich kann man diese Voreinstellungen ad hoc an einem bestimmten Textabsatz rückgängig machen, der nicht der Regel folgt. Für solche Fälle muß man in MS Word allerdings eine unnütze Voreinstellung außer Kraft setzen:

• Format
• Formatvorlagen
• Formatvorlage x auswählen
• Automatisch aktualisieren: nein.

Format der Einträge einer Bibliographie

Um die Einträge der Bibliographie zu formatieren, definiert man eine Formatvorlage:

Diese Formatvorlage weist man allen Einträgen der Bibliographie zu.

Einen ganzen Text umformatieren

Oft bekommt man eine Datei (oder ein umfangreicheres Textstück), die man weiter bearbeiten will, deren Formatierung aber in irgendeiner Hinsicht nicht den Zielvorstellungen entspricht. Z.B. hat sie die falsche Schrift, den falschen Zeilenabstand, die falsche Sprache. Um eine solche Textvorlage anzupassen, ist es die falsche Methode, sie insgesamt zu markieren und ihr dann im Menü ‘Format’ die gewünschte Formatierung zu verpassen. Denn sobald man einen neuen Absatz anfügt, gelten für den wieder die in der Formatvorlage der Quelldatei eingestellten Formatierungen. Folglich muß man diese ändern. S.o. #2 zur Formatierung der Formatvorlage ‘Standard’.

¹ Das ist ein für die Lektüre angenehmer Abstand in Druckwerken. Für Ausdrucke, die (z.B. von Prüfern) von Hand mit Kommentaren zwischen den Zeilen sollen versehen werden können, wird oft 1,5-facher Zeilenabstand verlangt.